任何的活動(dòng)都有其節(jié)奏和流程，作為
活動(dòng)策劃公司必須予以妥善安排。所有細(xì)節(jié)都需要事先組織得井井有條、準(zhǔn)備就緒。策劃公司要對活動(dòng)進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排，這是活動(dòng)成功舉辦的前提保證，因?yàn)檫@樣可以使人分清輕重緩急，并將活動(dòng)結(jié)束時(shí)間以及各項(xiàng)工作的時(shí)間要求安排得恰到好處。
活動(dòng)的組織分為兩個(gè)方面，活動(dòng)統(tǒng)籌安排和工作任務(wù)安排。
活動(dòng)策劃公司在確定了客戶目標(biāo)、活動(dòng)目標(biāo)、及活動(dòng)風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預(yù)算并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時(shí)間安排和物流情況添加到活動(dòng)安排表中，而這個(gè)活動(dòng)安排表將成為所有參與主體——活動(dòng)策劃人員、公司的
活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點(diǎn)，即正式的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。隨著活動(dòng)的逐步開展，必要的變動(dòng)不可避免，活動(dòng)要素或增加，或減少，或更新；時(shí)間方面的要求可能會發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動(dòng)要求的變化，要不斷更新你的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意每一次更改活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)都要標(biāo)注更改的序號與日期，就如同更改成本清單一樣，這樣活動(dòng)策劃公司可以清楚的了解大家是否在使用同一版本的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。
組織上要井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，這是組辦活動(dòng)獲得良好效益最為重要的兩個(gè)要素。因此，做出開展活動(dòng)的決定后首要的步驟之一便是制作一份活動(dòng)計(jì)劃書，并以此作為活動(dòng)統(tǒng)籌安排的依據(jù)。
制訂活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)最好拿著日歷，充分考慮舉辦日期及所有演員等不同檔期問題。切記在活動(dòng)已經(jīng)開始了還在因?yàn)楦哪承┘?xì)節(jié)而出現(xiàn)的被動(dòng)局面。所以在日歷本上要嚴(yán)格規(guī)定自己在哪天完成哪些事情，不可怠慢?；顒?dòng)要素中也要設(shè)置活動(dòng)的截止時(shí)間，否則可能讓你領(lǐng)略到多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不干起眼的小事卻會產(chǎn)生難以想象的重大影響。記得去年在龍崗汽車城做傳祺的
開業(yè)慶典時(shí)，業(yè)主在最后關(guān)頭要改變座位安排次序，導(dǎo)致自己沒時(shí)間進(jìn)行最后檢查。結(jié)果漏洞百出，場面尷尬：桌椅搬運(yùn)過程中因?yàn)椴皇菍I(yè)的搬運(yùn)人員而造成損壞，一時(shí)缺少四張桌椅，后補(bǔ)的桌椅因?yàn)榉旁谒麄儌}庫，離的比較遠(yuǎn)，一時(shí)也沒搬過來。如果事先知道次序需要改變，那么這樣的尷尬怎會出現(xiàn)，好在沒影響活動(dòng)流程。在與客戶、供應(yīng)商以及一線策劃人員進(jìn)行前期會面之前，就應(yīng)該將一切都安排妥當(dāng)。前期會面按照計(jì)劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬運(yùn)和安裝之前，以便所有參與者都有時(shí)間對相關(guān)細(xì)節(jié)做最后的檢查，找出來本來可以預(yù)見的一些紕漏。
工作安排方面也要注意一些問題。就像作家有自己的劇本，作曲家自己的樂譜，
活動(dòng)策劃人員也應(yīng)該有自己的工作計(jì)劃表。它如同一個(gè)動(dòng)聽的故事，包括精彩的開頭，中間和結(jié)尾部分。在所有執(zhí)行團(tuán)隊(duì)手里都應(yīng)該有一份這樣的工作表，同一時(shí)間各自分工不同但任務(wù)都在同一時(shí)間得以完成。這樣出錯(cuò)的幾率大大降低，而且可以消除個(gè)人主觀上的一些偏差，減少灰色區(qū)域與紕漏的發(fā)生。往往注意細(xì)節(jié)會產(chǎn)生神奇的效果。
工作安排任務(wù)表就是工作指南，它能明確說明合同具體內(nèi)容，并采用列舉項(xiàng)目的方式把內(nèi)容展現(xiàn)出來，涵蓋各方達(dá)成一致的操作成本心儀如何以你所期望的、符合活動(dòng)風(fēng)格的方式安排活動(dòng)的各個(gè)要素。工作安排表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應(yīng)商進(jìn)行決策。
選擇合適的日期是活動(dòng)取得成功的重要因素之一。除了確保多數(shù)志愿者能夠出席之外，選擇活動(dòng)日期的時(shí)候還要考慮其它因素。例如活動(dòng)日期前后是否有其他活動(dòng)安排？如果業(yè)主邀請的嘉賓中有些要帶小孩的，那么活動(dòng)日期盡量趕在上學(xué)日的晚上舉辦。客人們也不能呆得太晚，因?yàn)槊魈爝€會上班。把活動(dòng)時(shí)間安排在周末可能更合適些。作為策劃人員還要考慮到節(jié)假日問題，有一次業(yè)主要把年會安排在元宵節(jié)后，參加年會的時(shí)候大家都顯得無精打采，草草結(jié)束。這樣的時(shí)間安排上就欠妥了：連續(xù)經(jīng)歷兩個(gè)忙碌而令人興奮的夜晚，會讓人感到疲勞，年會的出席率也將受到影響。另外在制定最終計(jì)劃之前還要考慮季節(jié)因素。例如5，10月舉辦婚禮較多，9月學(xué)校開學(xué)，11，12月通常大小節(jié)日接二連三。
作為
活動(dòng)策劃公司一定要策劃好活動(dòng)統(tǒng)籌和時(shí)間，這都是活動(dòng)策劃公司的責(zé)任，不要期望供應(yīng)商給你打電話通知你某個(gè)截止日期即將到來，這樣的事情很少見，合同上也沒有規(guī)定供應(yīng)商有些義務(wù)。策劃公司必須計(jì)劃好時(shí)間安排、最后期限以及相關(guān)工作。一旦活動(dòng)統(tǒng)籌安排準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，一切都可以按部就班順利開展。進(jìn)行活動(dòng)統(tǒng)籌安排所花費(fèi)的時(shí)間和精力絕不會徒勞無功，最終必將結(jié)出累累碩果并將細(xì)化成為工作安排任務(wù)表的活動(dòng)部署和時(shí)間安排，可謂一舉兩得。
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